이번에 소개할 고객사는 식기류를 만드는 회사입니다. 이카운트를 사용하고 있었지만 재고는 창고에 쌓인 박스를 눈으로 보고 어림잡는 방식 이었고, 주문이 들어오면 그때서야 모자란 만큼 조립해서 출고 하곤 했습니다.
저희가 함께한 기간은 5월부터 9월까지 넉 달 남짓이었습니다. 계정을 새로 세팅하고, 재고 실사를 거쳐 담당자 교육까지 마칠 수 있었습니다.
특히 처음부터 신경을 많이 썼던 부분은 계약이 끝난 다음 이었습니다. 저희가 빠진 뒤에도 재고 수량이 안 맞으면 담당자가 재고수불부를 열어 직접 원인을 찾을 수 있어야 하기 때문 입니다.
그래서 교육할 때도 "여기는 이렇게 설정했습니다"보다 "이렇게 정한 건 이런 이유 에서 입니다"를 설명하고 이해할 수 있도록 전달하는데 시간을 더 많이 투자해야 했습니다.
이 글도 그런 이유로 작성 하게 되었습니다.
핵심 요약
- 생산입고는 실제 소모량을 고칠 수 있는 생산입고Ⅱ 하나로 통일했습니다.
- “0으로 조정” 옵션은 테스트 데이터를 지우는 첫 재고조정 때 한 번만 사용 했습니다.
- 수량이 안 맞으면 사용 중단한 창고에 재고가 남아 있는지, 조정일보다 앞선 전표를 고친 적이 있는지부터 확인 합니다.
재 세팅 전 상황
이카운트에서 사용 하던 기능은 거래처·품목 등록, 주문서, 구매 입력, 채권·채무 관리 정도였습니다. 발주서는 임시 코드에 제품 라인 이름만 붙여서 사용하고, 작업지시서나 생산입고 같은 생산 메뉴는 아예 사용하지 않는 상황 이었습니다.
제품 가짓수도 많았습니다. 제품 라인이 여러 개인데 라인마다 스타일이 10개가 넘고, 스타일마다 색상이 또 10개 이상 이었습니다.
완제품과 반제품이 섞여 있었고, PC 손잡이 하나만 해도 아래처럼 외주처 네 곳을 거쳐야 완성되는 제품 이었습니다.
1. 원료(PC 수지와 색상 원료)를 구매해 사출업체에 공급
2. 사출업체에서 손잡이 사출
3. 열전사 업체로 발송
4. UV 코팅 업체로 발송
5. 패턴 업체로 발송 (해당 제품만)
6. 최종 입고 후 자체 조립
물건이 외주처를 한 번 옮길 때마다 전표도 한 장씩 늘어납니다. 그래서 첫 상담 때부터 입력할 전표가 적지 않고 BOM 준비에도 시간이 꽤 걸린다고 미리 말씀드렸습니다.
기존 계정은 그대로 두고 새 계정에서 처음부터 세팅하였고, 과거 거래 내역은 옮기지 않았으며 잔액만 넘기도록 작업 했습니다.
1. 이카운트 품목코드와 창고 정리
기존 품목코드는 거래처별로 만들어져 있어서, 원재료·반제품·완제품 기준으로 다시 나눴고 코드는 순번만 붙여 단순하게 만들었습니다.
색상이나 라인 같은 정보는 코드에 넣지 않고 품목명과 검색창 내용은 추가 항목에 따로 작성 하였습니다.
품목은 처음부터 잘게 나눠서 등록했습니다. 나눠 둔 품목은 나중에 합치면 되지만, 한 덩어리로 등록한 품목은 나중에 쪼갤 방법이 없기 때문입니다.
창고도 기준 없이 늘어나 있어서 용도에 따라 세 종류로 묶었습니다.
창고 | 코드 | 용도 |
자사 창고 | B로 시작 | 자사 보유 재고 |
금형 창고 | B로 시작 | 위치 구분, 금형 재고액 조회 |
외주 창고 | W로 시작 | 외주처별 재고 |
기존 창고는 지우지 않고 사용 중단만 걸어 두었습니다. 지우면 과거 자료를 볼 수 없고, 그냥 두면 전표를 입력할 때 같은 이름의 창고가 계속 검색돼서 헷갈리기 때문입니다. 사용 중단한 창고도 조회 화면에서 "사용 중단 포함"에 체크하면 다시 볼 수 있도록 했습니다.
재고 실사는 새 코드가 손에 익은 뒤에
원래는 7월 말일자로 실사를 하고 8월 1일부터 새 코드를 사용할 계획이었지만, 순서를 바꾸기로 했습니다.
7월 31일에 세팅 완료 보고와 전표 입력 교육을 마쳤고, 8월 첫 주부터 담당자가 새 코드로 전표를 넣기 시작했습니다. 담당자가 이대로 입력하면 되겠다 싶을 때쯤 실사 자료를 받았고, 첫 재고조정은 8월 13일자로 진행했습니다.
새 코드를 만들자마자 재고부터 맞추면, 직원들이 한동안 예전 코드로도 전표를 입력하게 됩니다. 그러면 애써 맞춘 수량이 며칠 만에 다시 틀어집니다.
2. BOM을 등록해도 재고가 안 맞는 이유
BOM을 등록해 두면 생산할 때 자재가 알아서 빠질 거라고 생각하기 쉽지만, 재고는 결국 입력한 전표 수량대로 움직입니다. 그래서 품목마다 BOM을 연결한 다음에는 생산입고를 어느 메뉴로 넣을지부터 정했습니다.
해당 고객사는 생산입고Ⅱ 하나만 쓰기로 했습니다. 실제로 들어간 자재 수량을 전표에서 고칠 수 있는 메뉴입니다.
생산을 하다 보면 불량도 나고, 염료가 1리터 들어갈 줄 알았는데 2리터가 들어가는 날도 있습니다. 생산입고Ⅱ는 BOM을 불러온 뒤 소모 탭에서 수량을 바꿀 수 있어서, 1,000개를 만드는 데 자재가 1,100개 들어갔다면 1,100으로 넣으면 됩니다.
생산입고Ⅲ은 전표 한 장에 날짜를 하나밖에 넣지 못합니다. 외주처마다 공정 일정이 제각각인 이 고객사에는 맞지 않았습니다.
입력 순서는 아래와 같이 결정 하였습니다.
1. 생산 품목 코드 입력
2. 생산 수량 입력
3. BOM 풀기 클릭
4. 소모 탭에서 실제 소모량을 확인하고, 다르면 수정
5. 저장
외주처끼리 바로 넘기는 재고
자사 창고에서 외주처로 자재를 보낼 때는 생산불출 전표에 보내는 창고와 받는 공장을 지정하면 됩니다.
외주처끼리 물건을 바로 주고받을 때는 조금 다릅니다. 예를 들어 사출업체에서 만든 손잡이가 자사 창고를 거치지 않고 열전사 업체로 넘어간다면, 생산입고Ⅱ에서 생산 공장을 사출업체로, 받는 창고를 열전사 업체로 지정합니다. 사출업체의 자재 차감과 열전사 업체의 반제품 입고가 전표 한 장으로 끝납니다.
중간에 자사 창고를 거친다면 전표가 두 장 필요합니다. 생산입고Ⅱ로 자사 창고에 입고하고, 창고이동으로 다음 외주처에 보냅니다.
세트 품목은 판매할 때 구성품 차감
교육중에 담당자분이 세트 공정과 포장 공정의 경계가 헷갈려 "세트를 구성하는 것도 결국 포장 아닌가요?" 하고 질문 하시기도 했습니다.
그래서 포장까지는 완제품을 만드는 과정으로 보고, 다 만든 제품을 묶어서 파는 것만 세트로 보기로 기준을 잡았습니다.
이 고객사의 세트 상품은 6개입과, 6개입에 구성품 하나를 더한 7개입 두 가지입니다. 세트를 미리 만들어 쌓아 두지 않으니 세트 생산입고는 잡지 않았습니다. 대신 품목 등록의 관리대상 탭에서 "생산전표 생성 대상"을 '사용'으로 바꿔 두었습니다. 판매를 입력하면 생산입고 전표가 자동으로 만들어지면서 구성품 재고가 빠지게 됩니다.
7개입 세트의 구성품에는 6개입 세트를 넣지 않았습니다. 6개입도 생산입고를 잡지 않는 품목이니까요.
"낱개 생산입고랑 세트 판매가 이중으로 잡히는 것 아니냐"는 질문도 있었습니다. 낱개 생산입고로 늘어난 낱개 재고를 세트 판매가 다시 줄이는 구조라서, 이중으로 잡히지는 않는다고 설명 드렸습니다.
3. 이카운트 재고조정
재고조정은 8월 13일, 14일, 18일, 20일, 21일자로 모두 다섯 번 했습니다. 실사 자료를 제품 라인별로 나눠서 입력하다 보니 품목마다 조정일이 달라졌습니다. 조정일을 굳이 오늘 날짜 하나로 맞추지는 않았습니다.
재고는 오늘 날짜로 맞춰 놓고 전표는 다른 날짜로 넣으면, 그 사이에 입출고된 수량만큼 다시 틀어지기 때문입니다.
절차는 두 단계입니다.
- 자료올리기 > 자료 입력하기 > 재고 > 재고 실사에서 품목코드와 실제 수량을 입력하고 전송합니다.
- 재고Ⅰ > 기타이동 > 재고 조정 진행 단계에서 해당 실사 전표의 [조정] 버튼을 누릅니다.
처음에 담당자는 실사 파일만 올리면 장부 재고가 바뀌는 줄 알았습니다. 실제로는 2번에서 [조정]을 눌러야 반영됩니다. 실사 수량도 따로 계산할 필요 없이 세어 본 숫자를 그대로 넣으면 됩니다.
미입력 품목을 0으로 맞추는 옵션
“0으로 조정”은 첫 조정인 8월 13일자에만 체크했습니다. 그때까지 쌓인 데이터는 세팅하면서 만든 테스트 전표라 전부 지워야 했습니다. 이 옵션을 키면 실사 자료에 없는 품목까지 모두 0이 되기 때문입니다.
두 번째 조정부터는 체크하지 않았습니다. 켜 두면 앞서 맞춰 둔 다른 품목까지 0이 되어 버리기 때문에, 담당자에게도 전체 품목을 다시 실사하는 경우가 아니면 이 옵션은 쓸 일이 없다고 안내 하였습니다.
재고조정 방법은 하나만
이카운트에서 재고를 맞추는 방법은 단계별 재고실사, 간편 재고조정, 품목 등록 화면의 재고 입력 등 여러 가지가 있습니다. 이 고객사는 단계별 재고실사만 사용하기로 하였습니다. 여러 방법을 섞어 사용하면 같은 날짜에 실사 전표가 여러 장 생기고, 나중에는 어느 수량이 맞는지 알 수 없게 되기 때문입니다.
담당자분도 "익숙하지 않아서 날려 먹으면 안 될 것 같다"며 걱정하였지만, 실사 엑셀 원본만 잘 보관해 두면 조정을 지우고 다시 하면 되니, 크게 걱정할 일은 아니라고 말씀 드렸습니다.
단, 로트나 시리얼로 관리하는 품목은 재고조정을 되돌릴 수 없으니 주의해야 합니다.
4. 담당자가 직접 조정하고 나니 한 품목에서 70개 차이가 났어요
8월 25일에 재고조정 결과를 함께 확인하고 나서는 담당자가 직접 조정을 이어 갔습니다. 8월 31일자 조정까지 혼자 마쳤고, 9월 3일에 연락이 왔습니다. 한 품목을 3,025개로 실사해 넣었는데 재고수불부에는 2,955개로 나온다는 내용이었습니다.
담당자는 연락하기 전에 이미 재고수불부를 열어 수량을 하나씩 대조해 본 상태였고, 통화하면서 창고별로 나눠 보니 아래 표처럼 나왔습니다.
창고 | 수량 |
현재 쓰는 제품 창고 | 3,015 |
사용 중단한 예전 제품 창고 | -60 |
재고수불부 합계 | 2,955 |
원인은 두 가지였습니다.
하나는 사용 중단한 창고에 남아 있던 재고입니다. 창고를 사용 중단해도 안에 있던 재고는 그대로 남고, 재고수불부에서는 지금 쓰는 창고 재고와 합쳐서 보여 줍니다.
예전 제품 창고에 남은 -60개 때문에 합계가 줄어 보였던 겁니다.
다른 하나는 재고조정을 한 뒤에 그보다 앞선 날짜의 전표를 고친 것입니다. 재고조정은 조정일 기준 장부 수량과 실사 수량의 차이만큼 전표를 만드는 방식입니다.
조정일 이전 전표를 고치면 그 차이가 달라지고, 맞춰 둔 수량도 다시 어긋납니다.
8월 13일자 조정부터 다시 실행하고, 14일과 18일 이후 날짜도 순서대로 재조정했습니다. 다 끝낸 뒤 함께 수량을 대조해 맞는 것까지 확인 하였습니다.
수량이 안 맞을 때 확인하는 순서
통화를 통해 담당자와 같이 정리한 순서입니다. 이카운트에서 재고가 안 맞을 때는 대부분 이 순서대로 보면 원인이 나옵니다.
- 재고현황을 조회하고, 수량이 이상한 품목의 코드를 클릭해 재고수불부로 들어갑니다.
- 창고별 재고현황을 조정 기준일로 조회합니다.
- 사용 중단한 창고에 남은 재고가 있는지 봅니다.
- 조정일 이전 날짜의 전표를 수정한 적이 있는지 확인합니다.
- 재고 조정 진행 단계에서 해당 행의 [조정]을 다시 누릅니다.
- 재조정할 날짜가 여러 개면 가장 오래된 날짜부터 순서대로 합니다.
"제일 오래된 날짜부터 조정하는 게 나은 거예요?"라는 질문에, 전표는 날짜 순서대로 넣는 게 가장 좋지만 순서가 섞였더라도 조정만 오래된 날짜부터 다시 하면 된다고 말씀 드렸습니다.
5. 계약을 마치며 넘겨드린 자료
세팅을 마치면서 담당자에게 넘긴 자료는 다음과 같습니다.
- 교육 화면 녹화본
- 작업지시서 양식
- 따라 입력해 볼 수 있는 샘플 전표 3건
- 기존에 쓰던 엑셀 양식 그대로 내려받을 수 있게 설정한 품목 리스트(패턴, 원재료)
9월 3일의 수량 차이는 통화하면서 저희가 원인을 찾아 재조정했습니다. 그래도 그 전까지 8월 31일자 조정은 담당자가 혼자 작업 하셨고, 수량이 안 맞는다는 것도 재고수불부를 보고 먼저 확인 하실수 있었습니다.
일주일 뒤 계약 종료를 알리는 통화에서 담당자분은 "제가 재고는 계속 맞추고 있고, 크게 문의할 일은 없을것 같습니다."라고 말씀 하셨습니다.
이카운트를 사용하는데도 재고가 계속 안 맞는다면, 실사를 다시 하기 전에 아래 세 가지부터 확인해 보시기 바랍니다.
- 사용 중단한 창고에 재고가 남아 있지는 않은지
- 재고조정 방법을 여러 가지 섞어 쓰고 있지는 않은지
- 조정한 날짜보다 앞선 전표를 수정하지는 않았는지
이 중 하나라도 해당되면 수량을 다시 맞춰도 얼마 못 가 또 틀어집니다. 어디서부터 손봐야 할지 막막하시다면 지금 쓰시는 계정 상태를 먼저 알려 주시길 바랍니다.
재세팅이 필요한지, 재고 실사부터 다시 해야 하는지 함께 살펴보겠습니다.
자주 묻는 질문
이카운트에 BOM을 등록하면 생산할 때 재고가 자동으로 맞나요?
아닙니다. BOM은 들어갈 자재 수량을 정해 둔 것이고, 재고는 생산입고 전표에 입력한 수량대로 빠집니다. 불량 등으로 실제 소모량이 BOM과 다르면 생산입고Ⅱ의 소모 탭에서 수량을 고쳐야 재고가 맞습니다.
이카운트에서 실사 파일을 업로드했는데 재고가 그대로입니다. 왜 그런가요?
파일을 올리기만 하면 실사 전표만 만들어집니다. 재고 조정 진행 단계 메뉴에서 해당 실사 전표의 [조정] 버튼까지 눌러야 장부 재고에 반영됩니다.
사용 중단한 창고의 재고는 어떻게 되나요?
그대로 남아 있습니다. 사용 중단은 전표 입력 화면에서 창고가 검색되지 않게 할 뿐이고, 남은 수량은 재고수불부에서 지금 쓰는 창고 재고와 합쳐져 보입니다. 사용 중단하기 전에 그 창고에 남은 재고가 없는지 먼저 확인해 두는 게 좋습니다.
재고조정을 한 뒤 과거 전표를 수정하면 어떻게 되나요?
현재 재고가 다시 틀어집니다. 조정일 이전 전표는 되도록 고치지 않는 게 좋고, 이미 고쳤다면 그 날짜 이후의 재고조정을 오래된 날짜부터 순서대로 다시 실행해야 합니다.
세트 상품은 BOM과 생산입고를 따로 잡아야 하나요?
세트를 미리 만들어 재고로 쌓아 두는지에 따라 다릅니다. 낱개로 보관하다가 팔 때 묶어서 내보낸다면 세트 생산입고는 잡지 않아도 됩니다. 대신 품목의 "생산전표 생성 대상"을 '사용'으로 바꿔 두면 판매할 때 구성품이 차감됩니다.