건설·시공업에서는 하나의 공사가 수주된 이후 관리해야 할 업무가 빠르게 늘어납니다.
견적과 계약을 시작으로 실행예산, 협력업체 발주, 공사 진행, 매입·매출, 수금·지급, 각종 계약·도면·준공 문서까지 하나의 현장을 중심으로 여러 업무가 동시에 움직입니다.
문제는 이런 정보가 서로 다른 엑셀과 문서, 시스템에 나뉘어 관리될 때입니다.
이번 글에서는 중원컨설팅이 실제 공조냉동 설비 시공업체의 Odoo ERP 구축을 진행하면서 현장 중심의 업무 흐름을 어떻게 설계했는지 살펴보겠습니다.
건설·시공업 ERP, 프로젝트 관리만으로는 부족합니다
해당 기업의 기본적인 업무 흐름은 다음과 같았습니다.
영업·견적
→ 공사 수주
→ 실행총괄표 작성
→ 발주품의
→ 발주서
→ 공사 진행
→ 완료
흐름만 보면 단순해 보이지만 실제 공사가 시작되면 관리해야 할 정보는 훨씬 많아집니다.
현장마다
· 계약금액은 얼마인지
· 실행예산은 어떻게 구성되어 있는지
· 어떤 협력업체에 얼마를 발주했는지
· 매입과 지급은 얼마나 발생했는지
· 매출은 얼마를 청구했고 실제 얼마가 수금됐는지
· 남아 있는 미수금과 미지급금은 얼마인지
등을 함께 확인해야 합니다.
기존에는 이러한 현장별 매입·매출, 수금·지급 정보를 외부 엑셀에서 별도로 관리하고 있었습니다.
ERP 안에 프로젝트와 발주 관련 기능이 있어도 실제 자금 흐름과 현장 실적이 따로 관리된다면, 결국 담당자는 여러 자료를 다시 취합해 현장 상황을 확인해야 합니다.
건설·시공업 Odoo 구축의 핵심은 업무 연결입니다
이번 Odoo 구축에서 중요하게 본 것은 필요한 메뉴를 하나씩 추가하는 것이 아니었습니다.
영업부터 공사 완료까지 각각의 업무가 하나의 현장을 기준으로 이어지도록 만드는 것이 핵심이었습니다.
전체적인 흐름은 다음과 같이 정리할 수 있습니다.
영업 CRM
→ 가견적 이력 관리
→ 확정 견적
→ 판매주문
→ 프로젝트·현장 관리
→ 실행총괄표
→ 발주품의·결재
→ 발주서
→ 공사 진행 및 일정 관리
→ 매입·지급 / 매출·수금 관리
→ 준공 및 완료 프로젝트 관리
각 기능을 독립적으로 사용하는 것이 아니라 앞 단계에서 발생한 정보가 다음 업무로 연결되는 구조입니다.
가견적과 확정 견적은 구분해서 설계했습니다
실무에서 특히 확인이 필요했던 부분 중 하나가 견적 관리 방식이었습니다.
영업 과정에서는 계약이 확정되기 전까지 여러 차례 견적이 변경될 수 있습니다.
그런데 Odoo의 기본 견적서 메뉴를 모든 가견적 관리에 그대로 사용하면 본래의
견적서 → 판매주문 → 매출
흐름과 실제 영업 프로세스가 충돌할 수 있습니다.
따라서 이번 구축에서는 CRM에서 가견적 이력을 관리하고, 실제 계약이 확정된 이후 정식 견적서와 판매주문으로 연결하는 방향으로 구조를 다시 설계했습니다.
여기에서 중요한 것은 Odoo의 기본 기능을 모두 없애고 새로 개발하는 것이 아닙니다.
표준 기능으로 처리할 수 있는 영역은 최대한 유지하면서, 실제 회사 업무와 맞지 않는 부분만 별도로 보완하는 것이 구축 이후 관리와 확장 측면에서도 중요합니다.
실행예산과 발주도 현장을 기준으로 이어져야 합니다
시공업에서는 수주 금액만큼이나 실제 공사에 투입되는 비용을 어떻게 관리할 것인지가 중요합니다.
공사가 수주되면 실행예산을 작성하고, 이를 기준으로 자재나 외주 공사를 협력업체에 발주하게 됩니다.
이번 프로젝트에서는
프로젝트·현장
→ 실행총괄표
→ 발주품의
→ 결재
→ 발주서
흐름을 연결하여 관리할 수 있도록 설계했습니다.
영업 단계에서 만들어진 수주 정보를 실제 공사 집행 과정까지 연결함으로써 프로젝트 정보와 발주 업무가 별도로 관리되지 않도록 하는 것이 목적입니다.
현장별 매입·매출과 수금·지급도 함께 봐야 합니다
공사가 진행되고 있다는 사실만으로 현장 상황을 정확하게 판단하기는 어렵습니다.
예를 들어 매출이 발생했더라도 아직 수금되지 않았을 수 있고, 협력업체 매입이 발생했지만 지급 시점은 다를 수 있습니다.
따라서 현장 관리에서는
매출과 수금,
매입과 지급
을 구분해서 확인할 수 있어야 합니다.
이번 프로젝트에서도 기존 엑셀로 관리하던 현장별 매입·매출, 수금·지급 정보를 Odoo 내 공사진행현황과 연결해 관리하기 위한 별도 설계가 검토됐습니다.
이 부분은 Odoo의 일반적인 회계 화면을 그대로 적용하는 것보다, 실제 시공업체에서 현장을 관리하는 기준에 맞춘 별도의 화면과 데이터 구조가 필요한 영역이었습니다.
프로젝트와 관련 문서도 같은 기준으로 관리합니다
시공업에서 ERP 구축 시 놓치기 쉬운 부분이 문서 관리입니다.
공사마다 계약서, 도면, 관련 자료, 준공 서류 등이 계속 발생하기 때문입니다.
파일이 개인 PC나 공용 폴더 여러 곳에 흩어져 있으면 프로젝트가 늘어날수록 필요한 자료를 찾고 관리하기 어려워집니다.
이번 구축에서는 프로젝트가 생성되면 해당 프로젝트와 관련된 계약·도면 등의 문서 바인더가 함께 생성되는 구조를 적용했습니다.
공사 진행 정보뿐 아니라 관련 문서까지 같은 프로젝트를 기준으로 관리할 수 있도록 한 것입니다.
Odoo 기본 기능과 추가 개발의 경계를 먼저 정해야 합니다
Odoo는 CRM, 판매, 구매, 프로젝트, 문서 등 여러 업무를 하나의 시스템 안에서 연결할 수 있습니다.
하지만 실제 회사의 업무가 Odoo 기본 기능과 항상 정확하게 일치하는 것은 아닙니다.
이번 사례에서도
· 프로젝트 진행률과 기간을 한 화면에서 확인하는 방식
· 가견적 이력 관리
· 시공업에서 사용하는 실행총괄표
· 발주품의와 발주서의 연결
· 현장별 공사진행현황
등은 회사의 실제 업무에 맞춘 별도의 설계가 필요했습니다.
그래서 Odoo 구축을 검토할 때는 처음부터
“어떤 기능을 개발할 것인가?”
보다
“현재 업무 중 Odoo 표준 기능으로 처리할 수 있는 부분은 어디까지이고, 실제 업무 때문에 별도 설계가 필요한 부분은 무엇인가?”
를 먼저 구분하는 것이 중요합니다.
이 기준이 잡혀야 불필요한 개발을 줄이고, 이후 유지관리까지 고려한 ERP 구조를 만들 수 있습니다.
구축 완료와 실제 업무 정착은 다릅니다
ERP 프로젝트에서 한 가지 더 중요하게 봐야 하는 부분이 있습니다.
시스템 개발이 완료되는 시점과 직원들이 실제 업무에서 안정적으로 사용하는 시점은 같지 않을 수 있다는 점입니다.
실제 사용을 시작하려면 기존 기초자료를 준비하고, 사용자별 업무 기준을 정리하고, 새로운 프로세스에 맞춰 직원 교육도 진행해야 합니다.
이번 프로젝트에서도 개발 완료 이후 실제 운영 단계에서는 기초 데이터 준비와 사용자 교육이 중요한 과제로 확인됐습니다.
따라서 ERP 구축은 프로그램을 만드는 것으로 끝나는 것이 아니라,
설계 → 개발 → 데이터 준비 → 사용자 교육 → 실제 업무 적용
까지 함께 계획해야 합니다.
Odoo ERP 구축은 회사 업무를 먼저 이해하는 것에서 시작합니다
건설·시공업의 ERP 구축은 단순히 프로젝트 관리 프로그램을 도입하는 문제가 아닙니다.
영업과 견적에서 시작해 실행예산, 발주, 공사진행, 매입·매출, 수금·지급, 문서와 준공까지 이어지는 업무를 어떤 기준으로 하나의 흐름으로 연결할 것인지가 중요합니다.
같은 Odoo를 사용하더라도 회사의 업무 방식에 따라 필요한 설계는 달라질 수 있습니다.
따라서 기능부터 결정하기보다 현재 업무가 어떻게 진행되고 있는지 먼저 확인하고,
· Odoo 표준 기능으로 처리할 업무
· 설정을 통해 맞출 수 있는 업무
· 추가 개발이 필요한 업무
를 구분한 뒤 구축 범위를 결정하는 것이 좋습니다.
중원컨설팅은 기업의 현재 업무 프로세스를 먼저 확인한 뒤, Odoo의 표준 기능과 추가 구현 범위를 구분하여 실제 업무에 맞는 ERP 구축을 지원하고 있습니다.